Relacja wynajmującego ze wspólnotą i zarządcą

Jako zarządcy nieruchomości kontaktujemy się z właścicielami zarządzanego obiektu, ponieważ właściciel jest naszym mocodawcą i wszystkie nasze działania podejmowane są na jego rzecz oraz w jego imieniu. Właściciel może powołać pełnomocnika, którym (na podstawie pisemnego pełnomocnictwa) może być każdy. Jednak w wielu przypadkach, gdy lokal jest wynajmowany, właściciel czuje się zwolniony z odpowiedzialności związanej z „byciem członkiem wspólnoty mieszkaniowej” i nie udzielając pełnomocnictwa, ogranicza się tylko do pobierania czynszu najmu za mieszkanie, pozostawiając swojemu najemcy tzw. wolną rękę. Problem polega na tym, że najemca, który nie dysponuje pisemnym pełnomocnictwem, nie jest dla zarządcy stroną, co w wielu przypadkach okazuje się bardzo uciążliwe. Bowiem Ustawa o własności lokali z 24 czerwca 1994 roku z późniejszymi zmianami w rozdziale 3 „Prawa i obowiązki właścicieli lokali” art. 12 pełnię praw i obowiązków przekazuje właścicielowi lokalu.

W przypadku najmu najemca związany jest relacją z właścicielem lokalu poprzez umowę najmu, natomiast korelacja zarządcy i najemcy występuje tylko poprzez właściciela lokalu mieszkalnego.

Prześledźmy następujące przypadki:

1. Najemca pyta zarządcę o rozliczenia ze wspólnotą – zarządca musi odesłać najemcę do właściciela lokalu, uprawnionego do otrzymywania wszystkich informacji dotyczących lokalu mieszkalnego. Alternatywnie właściciel lokalu może udzielić pisemnego pełnomocnictwa najemcy i w takiej sytuacji najemca będzie mógł występować w imieniu właściciela lokalu mieszkalnego.
2. Najemca chce korzystać z basenu należącego do wspólnoty mieszkaniowej – może się okazać, że wspólnota mieszkaniowa podjęła uchwałę, na mocy której tylko członkowie wspólnoty mieszkaniowej i ich rodziny mogą korzystać z basenu. W tej sytuacji najemca nie będzie mógł korzystać z praw przysługujących tylko właścicielom lokali. Jednakże można się spotkać z interpretacją, według której właściciel lokalu może scedować swoje uprawnienie na inną osobę, np. na najemcę lokalu, ponieważ prawa do współkorzystania i współposiadania rzeczy wspólnej nie musi wykonywać osobiście, a wspólnota nie może ograniczać właściciela w wykonywaniu jego ustawowych uprawnień.
3. Na zlecenie zarządcy wykonywany jest obowiązkowy przegląd szczelności instalacji gazowej oraz przegląd kominiarski – w mieszkaniu, w którym jest najemca, właściciel musi zwrócić się do właściciela lokalu, aby ten udostępnił lokal celem wykonania tych czynności, chyba że uda się zrobić to w uzgodnieniu z najemcą.
4. Najemca parkuje samochód w niedozwolonym miejscu na terenie osiedla – zarządca powinien porozumieć się z właścicielem lokalu i wytłumaczyć mu, że odpowiada on za tę sytuację. Jeżeli osiedle jest odpowiednio oznakowane („strefa ruchu”), można wezwać straż miejską lub policję.
5. Najemca urządza głośne imprezy w trakcie ciszy nocnej – w tej sytuacji również można wezwać straż miejską lub policję. Odpowiedzialność za zakłócanie ciszy nocnej ponosi właściciel lokalu mieszkalnego, ponieważ odpowiada on za osoby, którym udostępnia lokal.
6. Najemca przybywa na zebranie wspólnoty mieszkaniowej – jego udział w zebraniu jest możliwy tylko wtedy, gdy uzyska odpowiednie pisemne pełnomocnictwa od właściciela lokalu mieszkalnego.
7. Jeżeli najemca zobowiązał się w umowie z właścicielem lokalu do pokrywania kosztów związanych z utrzymaniem tegoż lokalu, a nie wywiązuje się z tego zobowiązania, odpowiedzialność wobec wspólnoty mieszkaniowej pozostaje przy właścicielu. Jeżeli najemca nie wywiązuje się ze swoich zobowiązań, roszczenia i egzekucje należności dotyczą właściciela lokalu mieszkalnego.

Takie sytuacje w najbardziej uproszczony sposób można podzielić na dwie kategorie. Pierwsza dotyczy możliwości uzyskania przez najemcę informacji na temat kosztów, sald i istotnych spraw dotyczących wspólnoty. Druga dotyczy uciążliwości najemcy dla wspólnoty.

W pierwszym przypadku należy zawsze pamiętać, że jako zarządca reprezentujemy interes mocodawcy, a nie znając treści łączącej strony umowy najmu, nie możemy udzielać żadnych informacji, które dotyczą chronionych prawem danych osobowych, w tym informacji o rozrachunkach właściciela ze wspólnotą. Z drugiej strony w wielu przypadkach to najemca dokonuje wpłat w imieniu właściciela i taka informacja ma charakter wyłącznie porządkowy. Należy zatem rozważyć, która informacja może stanowić zagrożenie dla zarządcy narażonego na zarzut ujawniania danych podlegających ochronie prawnej.

Zgodnie z ustawą o własności lokali, wpłaty na konto wspólnoty jest zobowiązany wnosić właściciel. A zatem, jeśli bez pełnomocnictwa (wyrażonego np. w łączącej strony umowie najmu) najemca wnosi opłaty na konto wspólnoty w imieniu właściciela (niezależnie od opisu w tytule), nie oznacza to, że jest uprawniony do otrzymywania informacji o saldzie. W takim przypadku kontrole nad finansami posiada wyłącznie właściciel mieszkania.

Problematyczna jest także sytuacja, gdy o poufne informacje zwraca się członek rodziny właściciela, który zamieszkuje lokal. Czy wtedy można domniemywać, że jest upoważniony? Odpowiedź na to pytanie dodatkowo utrudnia fakt, że w praktyce większość tego typu spraw załatwianych jest telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. Należałoby się zastanowić, czy podanie danych przez telefon lub w e-mailu jest dozwolone – w takiej sytuacji identyfikacja rozmówcy nie jest bowiem możliwa. Jednak nie należy tracić z oczu najważniejszego, czyli interesu właściciela. O ile z podawania danych o rozrachunkach nieupoważnionym najemcom należy zrezygnować, o tyle warto, w przypadku wątpliwości, ustalić tę kwestię z właścicielem. W interesie zarządcy leży ułatwianie załatwiania spraw związanych z mieszkaniem właścicielom, jednak wszystko w granicach prawa i rozsądku. Dlatego warto poczynić w tej sprawie ustalenia na początku współpracy – jeżeli właściciele nie upoważnią pisemnie lokatorów, nie powinni oni mieć dostępu do rozrachunków i spraw wspólnoty.

Drugi przypadek, w którym zarządca zajmuje się sprawą lokatora, jest jego uciążliwość. W tym przypadku sprawa jest prosta – właściciel odpowiada za najemcę (nie tylko za jego zachowanie, ale i za szkody materialne, które najemca wyrządził). Jeżeli najemca jest uciążliwy dla sąsiadów i w sposób uporczywy narusza regulamin porządkowy lub rażąco wykracza przeciwko zasadom współżycia społecznego, zarządca powinien wystosować do właściciela pismo, w którym nie tylko informuje go o zachowaniu mieszkańca, ale wzywa do przywrócenia lokatora do porządku. Nie oznacza to, że sam lokator jest w takim przypadku bezkarny, w sytuacji gdy nie zareaguje na wezwanie właściciela – wezwana np. przez sąsiadów na miejsce policja lub straż miejska może wystawić odpowiedni mandat.