Kontrola należności w firmie – dobre praktyki dla przedsiębiorców

Dlaczego warto kontrolować należności?

Kontrola należności to podstawowy element zarządzania finansami przedsiębiorstwa. Pozwala ona na zminimalizowanie ryzyka opóźnień w płatnościach i ułatwia utrzymanie lub poprawę płynności finansowej firmy. Brak kontroli może prowadzić do problemów z regulowaniem własnych zobowiązań, chaosu w finansach firmy, utraty reputacji i niepotrzebnego stresu.

Monitoring należności sprawdza się w każdej firmie stosującej odroczone płatności – niezależnie od jej wielkości. Może być szczególnie przydatny w mniejszych przedsiębiorstwach, dla których każdy opóźniony przelew może być źródłem kłopotów z płynnością.

Kontrola należności krok po kroku

Skuteczne zarządzanie należnościami powinno polegać na ustalonym z góry i konsekwentnie stosowanym schemacie. Jak go opracować i wdrożyć?

Monitoring płatności

Podstawą jest bieżący monitoring wszystkich wystawionych faktur. Potrzebujesz stałego nadzoru nad terminami płatności i należnymi kwotami, w czym może pomóc np. system księgowy z funkcjami ułatwiającymi monitoring. Warto też dodatkowo skorzystać z zewnętrznego narzędzia, takiego jak np. Bezpieczna Faktura BIK. To rozwiązanie ułatwia komunikację z kontrahentem w sprawie płatności: na podstawie terminu płatności wysyłasz mailowe przypomnienia z logo BIK.

Przypomnienia o terminach

Często brak płatności nie wynika ze złej woli, ale po prostu z przeoczenia. Warto przypomnieć kontrahentowi o zbliżającym się terminie zapłaty jeszcze przed jego upływem. To powszechnie stosowana praktyka, która nie ma nic wspólnego z nachalnością.

Przypomnienia o płatności to narzędzie korzystne dla obu stron – Tobie pozwala zredukować liczbę opóźnionych płatności, a kontrahentowi ułatwia pamiętanie o tym, ile i komu ma zapłacić. Ponadto taka komunikacja buduje wizerunek firmy, która pilnuje swoich spraw i na pewno nie zapomni o należności.

Wezwania do zapłaty

Wezwanie do zapłaty stosuje się wtedy, gdy należność nie wpływa mimo upływu terminu i grzecznego przypomnienia. W takiej sytuacji nie należy zwlekać – można je wysłać już następnego dnia po terminie płatności.

Wezwanie do zapłaty powinno zawierać konkretne informacje na temat dalszych konsekwencji braku zapłaty, np. wpisaniu dłużnika do rejestru. Dzięki temu daje podstawę do takich działań. Możesz je sporządzić i wysłać samodzielnie lub skorzystać pośrednictwa BIK. W ramach Bezpiecznej Faktury BIK wygodnie zlecisz wysłanie takiego listownego wezwania do zapłaty. Skorzystanie z tego typu pośrednictwa daje pewność zgodności wezwania z przepisami oraz dodaje mu prestiżu i mocy sprawczej – marka BIK jest szeroko rozpoznawalna, co skutecznie motywuje do spłaty. Dodatkowy bodziec stanowi natomiast zapowiedź wpisu do Rejestru Dłużników BIG InfoMonitor

Dalsze kroki – jakie masz opcje?

Jeśli mimo wezwań pieniądze nie trafiają na konto, masz do dyspozycji kolejne narzędzia:

wpisanie dłużnika do rejestru dłużników – pozwala ostrzec inne firmy i utrudnić dłużnikowi dalszą działalność;
przekazanie sprawy do firmy windykacyjnej – pozwala szybko odzyskać część należności;
postępowanie sądowe i egzekucyjne – pozwala „ściągnąć” należność z dłużnika mimo braku jego chęci do współpracy, ale długo trwa.

Wybór dalszych procedur należy do Ciebie i zależy od tego, co i jak szybko chcesz osiągnąć.

Ustalone procedury działania = mniejsze ryzyko braku zapłaty

W kontroli należności najważniejsza jest konsekwencja. Procedury muszą być ściśle ustalone i przestrzegane, a reakcje powinny być natychmiastowe. Kontrahencipoważniej traktują firmy , które trzymają rękę na pulsie. Jeżeli firma ma problemy finansowe i może uregulować tylko część zobowiązań, w pierwszej kolejności spłaci tych wierzycieli, o których wie, że nie odpuszczą. Jeżeli działasz bez zdecydowania lub ustalonego planu, obniżasz swoje szanse na odzyskanie pieniędzy.

Pamiętaj, aby: